Y aquí viene lo interesante: cuando optimizas un documento para que funcione con lectores de pantalla, automáticamente mejora la experiencia para todos. Es el efecto rampa: la pusiste para sillas de ruedas, pero la usan también quienes llevan maletas o coches de bebé.
El marco internacional: Las WCAG (Web Content Accessibility Guidelines o Pautas de Accesibilidad para Contenido Web) son el estándar global. Para crear un PDF accesible, existe además el PDF/UA (ISO 14289), que establece cómo debe estructurarse un documento PDF con etiquetas para que las tecnologías de apoyo puedan interpretarlo correctamente.
Aquí van cinco pasos prácticos para crear documentos accesibles en Word, PowerPoint y exportar a PDF accesible:
1. La Estructura Semántica: El Esqueleto de tu Documento
Un lector de pantalla no interpreta lo visual. No ve que pusiste un texto grande y en negrita. Lo que necesita es entender la jerarquía del contenido a través de su estructura interna.
Títulos que Crean un Mapa de Navegación
Los estilos de título (Título 1, Título 2, Título 3) funcionan como el índice de un libro. Las personas con discapacidad visual los usan para saltar entre secciones y entender la organización del contenido.
Técnica correcta:
Aplica los estilos integrados de tu programa. En Word o PowerPoint, selecciona el texto y elige "Título 1" del menú de estilos.
Técnica incorrecta:
Aumentar manualmente el tamaño de fuente y aplicar negrita.
Secuencia lógica: Los títulos siguen una jerarquía. El Título 1 es el nivel principal, el Título 2 es una subsección del Título 1, y el Título 3 es una subsección del Título 2. No saltes niveles: pasar de Título 1 a Título 3 directamente confunde la estructura.
En presentaciones: Cada diapositiva necesita un título descriptivo y único. Si tienes varias diapositivas llamadas "Datos", diferéncialas: "Datos Q1 2024", "Datos Q2 2024".
Listas con Formato Nativo
Las herramientas de lista numerada o con viñetas comunican al lector de pantalla que está entrando a una lista y cuántos elementos tiene. Si simulas una lista con guiones o asteriscos escritos manualmente, esa información se pierde.
2. Texto Alternativo: Haciendo Visibles las Imágenes
Cada elemento visual (imágenes, gráficos, SmartArt, diagramas) necesita una descripción textual para quienes no pueden verlo.
Cómo Escribir Texto Alt Efectivo
El texto alternativo es una descripción breve (una o dos oraciones) que transmite el significado y función de la imagen.
Ejemplo práctico:
En lugar de: "Gráfico de barras"
Escribe: "Gráfico de barras mostrando crecimiento de usuarios: enero 1.200, febrero 1.800, marzo 2.400"
Consideraciones importantes:
Omite frases como "una imagen de" o "gráfico que muestra". El lector de pantalla ya anuncia que es una imagen
Si la imagen contiene texto crucial (números, datos clave), incluye ese texto también en el cuerpo del documento
Para crear un PDF accesible, todas las imágenes informativas deben tener texto alternativo
Imágenes Decorativas
Si la imagen es puramente estética (bordes, líneas divisorias, elementos de diseño), márcala como decorativa. Esto evita que el lector de pantalla la anuncie, mejorando la fluidez de lectura.
3. Navegación Intuitiva: Links y Tablas de Datos
Hipervínculos Descriptivos
Los usuarios de lectores de pantalla pueden generar una lista de todos los enlaces del documento para revisarlos. Si cada link dice "clic aquí", resulta imposible saber a dónde lleva cada uno.
Textos a evitar:
"Clic aquí"
"Ver más"
"Esta página"
"Leer más"
Textos descriptivos:
"Guía completa para crear PDF accesibles según PDF/UA"
"Descarga las plantillas gratuitas de accesibilidad"
Tablas Simples y Bien Estructuradas
Para qué sirven las tablas: Exclusivamente para presentar datos estructurados. Si quieres organizar el diseño visual, usa columnas u otras herramientas de maquetación.
Estructura básica: Mantén las tablas sencillas. Evita celdas combinadas, divididas o tablas anidadas, ya que los lectores de pantalla tienen dificultades para interpretarlas correctamente.
Encabezados de tabla: Define siempre la fila de encabezado. Es la que contiene los títulos de cada columna (Nombre, Fecha, Ciudad, etc.). Sin estos encabezados, cuando el lector de pantalla llegue al dato "Santiago", el usuario no sabrá a qué se refiere ese valor.
4. Diseño Visual Universal: Contraste y Tipografía
Contraste de Color Adecuado
Las WCAG establecen un contraste mínimo de 4.5:1 entre el texto y su fondo para texto normal. Existen herramientas online gratuitas para verificar el contraste de tus colores (busca "WCAG contrast checker").
El color no es suficiente: Si usas color para transmitir información, añade siempre un indicador adicional.
Ejemplo: En lugar de "los números rojos son negativos", usa "los números negativos (en rojo, marcados con ⬇)". Las personas con daltonismo representan aproximadamente el 8% de los hombres y el 0.5% de las mujeres.
Tipografía Legible
Familias de fuente: Las sans serif como Arial, Calibri o Verdana son más legibles en pantalla que las serif como Times New Roman.
Tamaño base: Mínimo 12 puntos en documentos, 18 puntos en presentaciones.
Espaciado y alineación: Aumenta el espacio entre líneas y párrafos. El texto alineado a la izquierda es más fácil de seguir que el justificado, especialmente para personas con dislexia.
Evita excesos: El uso constante de MAYÚSCULAS dificulta la lectura, y el abuso de cursivas cansa la vista.
5. Exportar y Verificar: Creando un PDF Accesible de Calidad
Metadatos del Documento
Antes de exportar, asegúrate de completar:
Título descriptivo: Aparecerá en las propiedades del archivo
Idioma del documento: Permite que los lectores de pantalla usen la pronunciación correcta
Exportación a PDF Accesible con Etiquetas
Este es el paso crítico para generar un PDF accesible y compatible con PDF/UA.
Al guardar como PDF en Word o PowerPoint:
Activa la opción "Etiquetas de estructura del documento para accesibilidad" (o "Document structure tags for accessibility").
Método incorrecto:
Usar "Imprimir como PDF" genera un documento sin estructura semántica. El resultado es un PDF imagen, sin etiquetas, que los lectores de pantalla no pueden interpretar adecuadamente.
PDF accesible con etiquetas vs PDF sin etiquetas: Un PDF accesible contiene etiquetas que describen la estructura (títulos, párrafos, listas, tablas), similar a cómo funciona el HTML. Sin estas etiquetas, el PDF es solo una imagen plana.
Verificación de Accesibilidad
Comprobador de Accesibilidad de Office:
Esta herramienta integrada identifica problemas de accesibilidad y sugiere soluciones. En Word: Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Comprobar accesibilidad.
Pruebas con tecnologías de apoyo:
Usa el Lector Inmersivo de Word para verificar el orden de lectura
Prueba con un lector de pantalla gratuito como NVDA (Windows) o VoiceOver (Mac)
Para verificar tu PDF accesible, Adobe Acrobat Pro incluye una Comprobación Completa de Accesibilidad según el estándar PDF/UA
Conclusión
El resultado: documentos mejor organizados, más fáciles de navegar y compatibles con tecnologías de apoyo. Tu contenido llegará a más personas, cumplirá con estándares internacionales como las WCAG y el PDF/UA, y mejorará la experiencia de todos tus usuarios, si quieres conocer cómo remediar PDFS más complejos cómo revistas o informes financieros esto queda para otro post, porque es una historia distinta y si necesitas ayuda o estás pensando en trabajar la accesibilidad en tus documentos puedes revisar nuestros servicios de adaptación de documentos.
Enlaces de interés
Guía MS Word (General) - Haga que los documentos de Word sean accesibles para personas con discapacidades (se abre en ventana nueva) - Guías de Microsoft Office